Archiviare significa organizzare e organizzarsi, e seppure possa sembrare un'attività molto noiosa, presto scopriremo i benefici dell'ordine sia nel lavoro che nella vita di tutti i giorni.
Una volta archivio era sinonimo di cartelle, raccoglitori e fogli, ora a questi si aggiungono gli archivi digitali, sia online che sul proprio PC, aumentando ulteriormente l'importanza di un sistema di archiviazione efficiente, per un risparmio di tempo e denaro, 2 fattori determinanti nella vita e nel mondo del lavoro in particolare.
In fondo, al di là della forma, fisico o elettronico che sia, un archivio non è altro che una memoria, una caratteristica fondamentale dell'uomo e di molte delle sue attività, per tenerne traccia con il passare del tempo.
Archivi Cartacei
Seppure non svolgano più la parte del leone come qualche decennio fa, continuano ad avere la propria importanza, per la conservazione di documenti importanti, con valore legale o meno.
Tra gli oggetti più comunemente usati per catalogare ricordamo:
- Buste plastificate anche a soffietto
- Cartelline
- Raccoglitori ad anelli
- Scatole per archivio
Oltre ai criteri alfabetici standard possono essere usate altri sistemi per ottimizzare la ricerca, ad esempio il criterio di prossimità per tenere più vicini i documenti di più frequente consultazione e più lontani gli altri, così come quello cromatico, ove, ad esempio, a seconda del colore della cartellina, può essere facilmente riconosciuto l'argomento o qualsiasi altro criterio precedentemente determinato.
Se questi problemi non vi riguardano direttamente al lavoro, a casa sarete comunque costretti ad affrontarli: a chi non è mai capitato di cercare quella vecchia bolletta o quell'importante certificato che non si trova da nessuna parte?
Quindi "perdere tempo" a sistemare e separare la documentazione è un buon investimento, di cui potremo sicuramente cogliere i frutti nei mesi e negli anni a venire: forse non è un caso che ultimamente parole come decluttering o minimalismo, sono comparse nei nostri vocabolari, proprio a evidenziare questa necessità di fare ordine nei luoghi di lavoro, nelle nostre case e, conseguentemente, nelle nostre vite.
Archivi Digitali
Gli archivi digitali hanno indubbiamente risolto tanti problemi ed eliminato tanta carta, per la gioia degli alberi, e di tutti noi.
Tuttavia, regole simili a quelle che valgono per il cartaceo, sono valide anche per il PC: a chi non è mai capitato di avere o vedere uno di quelle schermate di monitor piene di icone e cartelle, simili a foreste intricate, in cui perfino Indiana Jones non avrebbe il coraggio di avventurarsi?
Anche qua, una buona organizzazione è sinonimo di produttività e ottimizzazione, ed è bene cestinare tutto ciò che non è necessario, organizzare i file per tipo, suddividendo ordinatamente le cartelle e le sottocartelle e tenere la schermata del desktop più pulita possibile.
Per non tenere tutto nel proprio PC, è bene utilizzare anche servizi appositi per conservare i dati in rete, utile specie quando si usano diversi dispositivi, per avere sempre tutto a portata di mano "virtuale".
Infine, come non parlare delle caselle di posta, spesso congestionate, da centinaia se non migliaia di messaggi in disordine, in cui, dopo una pulizia di quello che non è necessario, sarebbe necessario riorganizzare il tutto per trovare velocemente tutte le mail quando ne abbiamo bisogno.
Conclusioni
La digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti è senza alcun dubbio utile e comoda, ma ha "spostato" il problema da un piano fisico a un piano virtuale.
Le regole di ordine, precisione e suddivisione secondo specifici criteri valgono, con modalità simili, in entrambi i mondi, sia per la conservazione di documenti con validità legale, che per trovare quello di cui si ha bisogno senza intoppi o perdite di tempo, in modo efficiente.
Spesso tenere in ordine può sembrare una perdita di tempo, ma è un'attività di cui potremo godere i frutti a lungo andare, e di cui raramente ci pentiremo.